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¿Qué es un Embudo de Ventas y cómo optimizarlo?

Un embudo de ventas en marketing es el camino por el que los clientes pueden llegar a realizar una compra, tiene varias etapas: parte superior del embudo (Tofu), centro del embudo (Mofu) y parte inferior del embudo (Bofu) . Aunque estas etapas dependen del modelo de ventas de cada empresa.

Cualquier dueño de negocio sabe lo doloroso que es perder una venta después de semanas de demostraciones, cotizaciones y llamadas de seguimiento, el prospecto puede dejar el embudo de ventas sin comprar.

¿Pasa? Si, pero pasa menos cuando tienes la ayuda adecuada para la gestión de tu embudo de ventas. Muchos embudos de ventas de pequeñas empresas se parecen más a un colador, con correos, llamadas y seguimientos olvidados que dejan espacio para perder a un prospecto fácilmente.

Hay maneras de evitar esto, por ejemplo usando un software de automatización de ventas y marketing puedes tapar esos espacios en el embudo de ventas y convertir las casi perdidas en ventas.

¿Qué es un embudo de ventas?

Es un esquema que representa las diferentes etapas dentro del proceso de decisión de compra de un prospecto hasta llegar a convertirse en tu cliente. Al inicio del embudo se encuentran bastantes clientes potenciales, una parte más pequeña de ese grupo son los que van a querer saber más de tus productos o servicios, y una parte aun más pequeña son los que te van a contactar por que están realmente interesados en comprar tus productos y/o servicios.

Mientras avanza el proceso, vas contactando con menos personas que están más interesadas hasta que llegas con las personas que se convertirán en clientes.

La primera etapa de un embudo de ventas se llama “Conciencia”, ya que en esta etapa las personas son conscientes de tu producto o servicio, puede que hayan escuchado de ti por tu publicidad en redes sociales o motores de búsqueda, por alguna recomendación o por algún otro medio.

El hecho de que las personas se muevan a través del embudo depende de tu habilidad de ventas y marketing. Los prospectos en la parte media del embudo (Mofu) y la parte baja del embudo (Bofu) son los que les van a prestar más atención, ya que ya pasaron de la etapa de conciencia a la de interés.

Encuentra las grietas en cada etapa de tu embudo de ventas

La gestión de tu embudo de ventas es muy importante por que prospectos muy calificados pueden escapar del embudo de ventas sin comprar si no se les da el seguimiento adecuado en cada etapa. La mejor manera de prevenir esas pérdidas es tener una idea clara de los pasos a seguir en tu proceso de ventas y seguirlos al pie de la letra.

En algunos negocios los pasos hacia la venta se verán algo así:

La primera etapa de tu embudo de ventas se llena prospectando y aplicando estrategias de marketing y publicidad, y cada etapa del embudo está subdividida en uno o más pasos según se requiera, una demostración puede ser una sola etapa, pero en la vida real involucra varias cosas: contactar al prospecto, enviarle recordatorios, hacer la demostración, llamadas y correos de seguimiento. Sea como sea tu proceso de ventas, el apoyo que vas a necesitar para gestionarlo será el mismo.

Una vez que defines las etapas en tu embudo de ventas, es hora de ver dónde estás perdiendo clientes potenciales. Siéntate con tu equipo (o contigo mismo si eres el CEO, CMO o el gerente de ventas) y pregunta:

¿Dónde está el cuello de botella en mi proceso de ventas?

¿Dónde se pierde el rastro de clientes potenciales?

¿Cuales son las acciones que llevan a una venta? (Las acciones en específico que usualmente llevan a la venta).

Revisa cuidadosamente las grietas por donde las acciones no estén funcionando. Después prepárate para arreglar tu embudo.

¿Cómo la gestión de tu embudo de ventas puede ayudarte?

Las fugas del embudo de ventas a menudo surgen de tres causas básicas. La buena noticia es que la gestión de tu embudo de ventas puede ayudarte en cada una.

1. Tirar por la borda los “No” demasiado rápido

En ventas, un “No” puede significar muy seguido “No, por ahora”. Por ejemplo, una objeción muy común en cuanto a algún CRM es: “No tengo tiempo para reunir mi contenido y hacer la plataforma sea útil”. Lo que este prospecto realmente te está diciendo es: “Estoy interesado, ya conozco el valor, pero no puedo aprovecharlo en este momento”.

Es tentador olvidarse del prospecto y avanzar con el siguiente pero hay una mejor opción: hacer una campaña con email de seguimiento que resuelve la objeción. Cada vez que tengas este problema, puedes enviar al prospecto información que parezca personalizada. Una campaña informativa de varios meses puede reducir su ansiedad por el contenido y fomentar la venta. Y si, toma su tiempo crearla, pero ya hecha funcionará para siempre.

Analiza cuales son las objeciones más comunes de tus prospectos y piensa cuales se pueden cambiar con información adecuada y un seguimiento automatizado, ¿en que parte de tu embudo de ventas estas dejando ir a tus prospectos demasiado rápido?.

2. Identifica las fallas

¿Estás dando el suficiente seguimiento que deberías de dar? Probablemente no, según dice Business News Daily: el 48% de los representantes de ventas nunca dan seguimiento a prospectos. Solo el 10% de los representantes de ventas hace más de tres contactos con un prospecto. Sin embargo, el 80% de las ventas se cierran entre el 5º y el 12º contacto que se tiene con un prospecto.

El reto es fácil de entender: ¿Debería llamar a nuevos leads, o debería darle seguimiento a uno antiguo por sexta vez? La persistencia se puede sentir como una pérdida de tiempo, pero los números demuestran los contrario.

Hay una mejor solución: Los pequeños negocios pueden encontrar lo que necesitan en un embudo de marketing automatizado. En vez de elegir uno o el otro, el software de automatización te  ofrece ambos, todos tus prospectos reciben correos consistentes y amigables en cada etapa del embudo para que puedas enfocar tu atención en los que ya están por cerrar la compra.

Analiza tus últimos 20 leads y cuenta cuántas veces en promedio los contactaste, si ves fallas de seguimiento, un software de automatización te podría ayudar.

3. Muy despacio

¿Sabías que los leads son nueve veces más propensos a convertir si les haces seguimiento en los siguientes 5 minutos después de que demostraron interés? Si esperas más de 30 minutos, el resultado será que los nuevos prospectos sean 10 veces más propenso a No convertirse en una venta.

Te estarás preguntando, “¿Y cómo rayos voy a contactar a todos los leads en los primeros 5 minutos? Eso suena imposible.”

Pero no es imposible, se puede con una automatización del embudo de ventas, solo debes planear que quieres decir a los leads la primera vez que los contactes y automatiza el proceso para que el mensaje sea enviado a cualquier prospecto interesado (incluso aquel que te contacta un sábado a las 3am).

Mientras que más leads avancen en el embudo, tu plataforma de automatización puede enviar correos personalizados que están para cualquier ocasión.

Ahora, analiza que tan rápido haces el primer contacto con un lead nuevo. Luego, redacta tu primer correo para enviar a todos tus nuevos leads.

El correo adecuado en el momento adecuado

¿Como se vería el flujo de una automatización de correos en tu embudo de ventas?

Digamos que te encuentras con dos objeciones diferentes en tu discurso de ventas: “No tenemos tiempo para implementarlo” y “No estamos seguros de que lo necesitamos”. Puedes redactar una serie de correos para responder y mandarselos a cada lead periódicamente en las siguientes semanas o meses.

Dependiendo de la objeción, puedes enviar diferentes materiales en diferentes tiempos: Testimonios de otros clientes, videos mostrando lo fácil que es  configurar todo o tan solo correos amigables para saludar y recordarle que estás ahí para cuando esté listo y quiera saber más de tus productos o servicios.

Muy bien, después de que tu embudo de automatización de marketing esté dando un impulso en cada etapa, es decir, respondió a los cinco minutos de su primer contacto, y eso ayudó a tener la oportunidad de presentarte. Ahora, estás listo para mantenerte en contacto y responder a las objeciones de una manera amigable y enfocada. (Y si les gusta, la automatización puede ayudar a mantenerte en contacto cercano hasta el cierre).

Es mejor tener un sistema de gestión de relaciones con el cliente, un buen CRM tiene el poder de obtener toda la información que tienes en tu base de datos y puede usarse para hacer que cada correo electrónico sea totalmente personalizado.

La palabra embudo

La gestión del embudo de ventas es algo más que estar organizado. Se trata de dar a cada cliente potencial el trato personal que anhelan. Se trata de hacer un seguimiento en el momento adecuado, siempre. Para que puedas pasar más tiempo haciendo lo más gratificante para ti y tu negocio: cerrar las ventas.

Si encontraste fallas en tu embudo de ventas, optimízalo, no tienes hacerlo todo solo y de forma manual, considera automatizar tu embudo y asegurarte de no perder más clientes potenciales.